ІНСТРУКЦІЯ про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та службову інформацію з мобілізаційних питань з відмітками “Літ

                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                           Наказ  Житомирського

                                                                                           апеляційного суду

                                                                                           від  21.12.2020 року №  95-о/д

 

 

ІНСТРУКЦІЯ 
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і         знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та службову інформацію                        з мобілізаційних питань з  відмітками “Літер “М” у Житомирському апеляційному суді

Загальна частина

1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та службову інформацію з мобілізаційних питань з відмітками «Літер «М» у Житомирському апеляційному суді (далі – інструкція) розроблена на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. №736.
2. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію в Житомирському апеляційному суді (далі-суд).
3. Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів, який затверджений наказом ДСА України від 23.10.2012 №138, затверджується наказом голови суду або особи, на яку покладено виконання обов’язків голови суду та оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду.
4. У суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією та комісія з питань роботи із службовою інформацією з відмітками «Літер «М», які постійно діють, положення про які та склад яких затверджуються наказом голови суду або особи, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.
5. Працівники суду (судді та працівники апарату суду), яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду або особою, на яку покладено виконання обов’язків голови суду, керівником апарату суду або особою, на яку покладено виконання обов’язків керівника апарату суду, у резолюції до такого документа.
6. Організація в суді роботи з документами, що містить службову інформацію та службову інформацію з мобілізаційних питань з відмітками «Літер «М» покладається на відділ організації діловодства (канцелярію) суду та відповідальну особу з питань мобілізаційної роботи, або іншу особу визначену наказом голови суду або особи, на яку покладено виконання обов’язків голови суду, керівника апарату суду або особи, на яку покладено виконання обов’язків керівника апарату суду, у резолюції до такого документа.
7. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М» здійснюється  відділом організації діловодства (канцелярію) суду та  відповідальною особою в суді за мобілізаційну роботу.
8. Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду, керівники структурних підрозділів суду та працівники апарату суду здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового кристування», їх зберігання і використання.
9. За резолюцією керівника апарату суду, визначена особа ознайомлює працівників суду з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та службову інформацію з мобілізаційних питань з відмітками «Літер «М» у суді під розпис.
10. Документам, що містять службову інформацію відповідно присвоюється гриф «Для службового користування».

На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка «Літер «М».

11. Питання щодо необхідністі присвоєння документу грифа «Для службового користування» або Для службового користування» «Літер «М» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду та Переліку відомостей службової інформації з відмітками «Літер «М».
12. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 11 цієї Інструкції, повинні:

      - перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду;

      -  встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

      - перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування»  чи «Для службового користування» «Літер «М»  може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією, або комісією з питань роботи із службовою інформацією з відмітками «Літер «М» за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

13.   Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.
14. У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
15. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді  порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію та службову інформацію з відмітками «Літер «М», покладається на голову суду або особу, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.
16. Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та службову інформацію з відмітками «Літер «М», їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
17. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно- телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножуватьної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
18. У разі ліквідацій суду рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» та документами з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» приймає ліквідаційна комісія.

 

 Приймання та реєстрація документів

 

19. Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування», у тому числі і документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М», здійснюється відділом організації діловодства (канцелярією) суду.
20. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «Для службового користування» в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.
21. Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» розкривається працівником відділу організації діловодства (канцелярії), відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію та службову інформацію з відміткою «Літер «М». При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
22. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі організації діловодства (канцелярії) суду або у відповідальної особи.
23. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування», у тому числі з відміткою «Літер «М», повертаються відправникові без їх розгляду.
24. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування», у тому числі з відміткою «Літер «М», на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) відділом організації діловодства (канцелярії) суду проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування суду, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання за формою згідно з додатком 1.

25. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, відділом організації діловодства (канцелярією) або відповідальною особою проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
26. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК».

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М».    

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка - відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

27. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3,4,15,16, на картках або в електронній базі даних.
28. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

 

29. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» та документів з грифом «Для службового користування» відміткою «Літер «М» в суді повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

 Облік видань з грифом «Для службового користування»

30. Тираж видання з грифом «Для службового використання» та з грифом «Для службового користування» відміткою «Літер «М», підготовлений в суді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
31. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони друкувалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

 Облік електронних носіїв інформації

32. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться відділом організації діловодства (канцелярією) суду або відповідальною особою у журналі за формою згідно з додатком 7.
33. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування суду, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «Для службового користування».
34. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
35. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 33 і 34 цього розділу, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
36. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
37. Гриф «Для службового користування» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
38. Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні суду та у присутності працівника суду, якому такий носій видано в установленому порядку.

Зазначений носій залишається у розпорядженні суду для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

39. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «Для службового користування» проводиться в суді у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в суді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі суду такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

 Друкування і розмноження документів

40. Друкування і розмноження в суді документів з грифом «Для службового користування», в тому числі з грифом «Для службового користування» Літер «М» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки проводиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.

41. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника.

Коли розробником документа з грифом «Для службового користування» є суд, може зазначатись на документі інформація про заборону на розмноження (копіювання) такого документу в інших установах.

42. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «Для службового користування».

У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування» під таким грифом ставиться позначка «(без додатка - відкрита інформація)».

43. У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання.

Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

44. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі суду, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей суду або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією чи акта комісії з питань роботи із службовою інформацією з відмітками «Літер «М», згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця.
45. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис.
46. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону.
47. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування», або документа з грифом «Для службового користування» Літер «М» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
48. Розмноження документів з грифом «Для службового користування», або документа з грифом «Для службового користування» Літер «М» здійснюється працівником відділу організації діловодства (канцелярії) суду, або відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи відповідно, або іншим працівником апарату суду, визначеним розпорядчим документом суду, з дозволу голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

Голова суду або особа, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів працівникам апарату суду, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

49. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
50. Документ з грифом «Для службового користування», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох працівників апарату суду, копіюється у визначеному пунктом 48 цього розділу порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
51. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.

                                      Надсилання документів

52. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» та документів з грифом «Для службового користування» Літер «М» іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, працівниками відділу організації діловодства (канцелярією), відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи щодо документів з грифом «Для службового користування»  Літер «М», за допомогою органів спеціального зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку.

Надсилання документів з грифом «Для службового користування» за кордон здійснюється відповідно до законодавства.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування»  Літер «М») телекомунікаційними, інформанійно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

53. Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М», що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування»  Літер «М»  надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування»  Літер «М», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту  42 цієї Інструкції.

54. Документи з грифом «Для службового користування» або «Для службового користування» Літер «М», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
55. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування суду - одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи - одержувача, а також прізвища виконавців документів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

56. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 55 цього розділу. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
57. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».
58. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
59. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «Для службового користування» з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

                        Формування виконаних документів у справи

60. Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в суді зведеною номенклатурою справ.

Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М».

61. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М».
62. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК».
63. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».
64. У разі, коли у суді створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
65. У разі, коли у суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування».

 Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією суду з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія).

66. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
67. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
68. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників апарату суду, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

                                    Користування документами

69. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам суду відповідно до резолюцій голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, керівника апарату суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків керівника апарату суду.

Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у відділі організації діловодства (канцелярії) суду, у відділі з питань персоналу чи в інших структурних підрозділах суду, видаються у тимчасове користування працівникам апарату суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, або затвердженого головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, чи керівником апарату суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків керівника апарату суду, списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу, і затвердженого головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

70. Справи та видання з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М» видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатками 11,17.
71. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
72. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
73. Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в архіві суду, видаються у тимчасове користування працівникам апарату суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архіву суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

74. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
75. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

76. Копії документів та витяги з них з грифом «Для службового користування» засвідчуються особою відповідальною за обіг документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.

Копії документів та витяги з них що містять службову інформацію з відмітками «Літер «М» засвідчуються відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи.

У разі, коли документи з грифом «Для службового користування» знаходяться в архіві суду, то копії документів та витяги з них засвідчуються працівником, відповідальним за ведення архіву суду.

77. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
78. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Робочий зошит має бути прошнурований, пронумерований, підписаний головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, та скріплений гербовою печаткою суду.

79. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
80. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», здійснюється з урахуванням вимог пункту 82 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

    Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

81. Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:

• справ для їх передачі до архіву суду;
• документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівного відділу міської ради.

82. Рішення про скасування грифа «Для службового користування», «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» чи його підтвердження приймається відповідною комісією з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідною комісією установи - правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
83. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією, комісії з питань роботи із службовою інформацією з відмітками «Літер «М» строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
84. Рішення відповідної комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом з справами до архіву суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівного відділу міської ради.

85. 85. Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
86. На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається відповідальним працівником суду (відповідальною особою за обіг окументів з грифом «Для службового користування» або відповідьною особою з мобілізаційних питань) шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

         Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

87. Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом «Для службового користування» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

• наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
• номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
• номери великоформатних аркушів;
• номери конвертів з укладеннями;
• кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою відповідного структурного підрозділу суду (відділу суду) або печаткою «Для пакетів». Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

88. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини)» з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».
89. Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до державної архівної установи суд разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі лист у якому визначається порядок користування такими справами.
90. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.

Знищення видань з грифом «Для службового користування», що зберігаються у бібліотеці суду, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

91. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», в тому числі з Літер «М» вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавленім, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

92. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів.
93. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від_____________ 20___р. №____».
94. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом «Для службового користування», друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників апарату суду, які провели таке знищення.

 

  Забезпечення збереженості документів та

проведення перевірки їх наявності

 

95. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів суду.
96. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях суду або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

97. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників суду на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 96 цієї Інструкції.
98. Передача документів з грифом «Для службового користування» працівником апарату суду здійснюється через відділ організації діловодства (канцелярію), або відповідальну особу з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Порядок передачі одержаних у відділі організації діловодства (канцелярії) суду документів з грифом «Для службового користування» всередині цього відділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника відділу іншому працівникові цього ж відділу та ведення необхідних облікових форм визначається чинною інструкцією з діловодства в апеляційному суді та внутрішніми розпорядчими документами.

99. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення відділу організації діловодства (канцелярії) чи відповідальної особи.

Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, відповідальна особа за ведення архіву суду або інша відповідальна особа суду чи інший працівник апарату суду за письмовою вказівкою голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у відповідальних працівників апарату суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

100. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
101. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
102. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду або особа, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, ставить на доповідній записці працівника апарату суду резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників суду, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
103. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» з відмітками «Літер «М» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

104. 104. Перевірка наявності справ та видань з грифом «Для службового користування» в архіві та бібліотеці, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п'ять років.
105. Результати перевірок, зазначених у пунктах 103 і 104 цього розділу, оформляються актом за формою згідно з додатком 13.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника апарату суду або особу, на яку покладено виконання обов'язків керівника апарату суду, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду або особу, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

106. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі — розслідування), за рішенням голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, може утворюватися спеціальна комісія.
107. 107. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища (архів).
108. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
109. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду або особі, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, на затвердження. За наявності обгрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її завданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

110. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
111. Відмітка про втрату документів вноситься відділом організації діловодства (канцелярією) або відповідальною особою до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
112. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником апарату суду, передається до архіву суду для включення її до справи.

За порушення вимог цієї Інструкції особи несуть відповідальність згідно із чинним законодавством.

 

   Охорона службової інформації під час

міжнародного співробітництва

 

113. Рішення про можливість прийому у суді іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається головою суду або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.
114. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує голова суду або особа, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, або інша посадова особа, визначена наказом голови суду або особа, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.
115. Відповідальна особа за прийом іноземних громадян у суді разом з іншими структурними підрозділами суду, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю сектору інформаційних технологій та технічного захисту інформації, сектору з режимно-сектерної роботи розробляють програму прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в установі;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність суду, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб суду, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в суді (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів суду із зазначенням приміщень, які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією суду;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується  головою суду або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

116. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, відповідальна особа за прийом іноземців у суді своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.
117. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «Для службового користування» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується головою суду, або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

118. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

119. Носії інформації з грифом «Для службового користування» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
120. 120. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф «Для службового користування» підлягає перегляду відповідно допункту 81 цієї Інструкції.
121. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу голови суду, або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, якому відповідно допункту 3цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей.
122. 12 Підготовка приміщень суду для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «Для службового користування», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію. Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками сектору інформаційних технологій та технічного захисту інформації і сектору з режимно-секретної роботи.

Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 14, що ведеться структурним підрозділом зовнішніх відносин (за наявності), або відповідальною особою за прийом іноземців в суді чи іншою особою, яка визначена головою суду, або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду.

123. Повноваження працівників апарату суду, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями голови суду, або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду. Працівники апарату суду, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.
124. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території суду без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням голови суду, або особи, на яку покладено виконання обов'язків голови суду супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

125. Особа, відповідальна за прийом іноземців в суді за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

126. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується головою суду, або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням голови суду, або особою, на яку покладено виконання обов'язків голови суду іншим заінтересованим установам.
127. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у відділ організації діловодства (канцелярії) в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.
128. Голова суду, або особа, на яку покладено виконання обов'язків голови суду, що приймає іноземців, зобов’язаний здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
129. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939.
130. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.
131. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.