Житомирський апеляційний суд

16 травня 2023, 11:06

Рішення зборів суддів

Житомирського апеляційного суду

від 02 жовтня 2018 року № 1

(зі змінами від 21.12.18 № 4,

зі змінами від 08.11.19 № 7,

зі змінами від 27.12.19 № 8,

зі змінами від 09.06.20 № 3,

зі змінами від 06.11.20 № 4,

зі змінами від 29.06.21 №3,

зі змінами від 17.09.21 №5,

зі змінами від 13.01.2022 №1,

зі змінами від 25.03.2022 №3,

зі змінамии від 06.09.2022 №4,

зі змінами від 14.10.2022 № 6,

зі змінами від 24.10.2022 № 7,

зі змінами від 26.01.2023 № 2,

зі змінами від 16.05.2023 № 6)

Засади використання

автоматизованої системи документообігу суду

в Житомирському апеляційному суді

Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Житомирському апеляційному суді (далі – Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, у редакції рішення Ради суддів України від 02 березня 2018 року № 17, зі змінами і доповненнями (далі – Положення), на підставі Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Особливості функціонування автоматизованої системи

2.1. В Житомирському апеляційному суді (далі – суд) використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством «Інформаційні судові системи» на підставі укладених договорів.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

3.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання, обмеження, припинення, зупинення або позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть персональну відповідальність за її достовірність.

3.5. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис».

3.6. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

3.7. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.8. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.

3.9. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

4.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи документообігу суду відповідно до їх функціональних обов’язків та реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в день її надходження.

4.2. На кожний службовий або процесуальний документ в автоматизованій системі документообігу суду створюється реєстраційна контрольна картка, що містить повну інформацію про автора, реквізити та рух документа, а також автоматично формується дата реєстрації та вхідний номер документа.

4.3. Єдиний унікальний номер судової справи зазначається суддями в судовому рішенні.

4.4. Автоматизована система документоообігу суду автоматично формує номер судового провадження, необхідний для діловодства апеляційного суду. Стуктура номеру створюється за єдиним шаблоном та містить три цифрові групи, розділені крапкою: код суду, що прийняв справу до провадження, відповідно до Класифікатора судів, затвердженого ДСА України (три цифри). Номер провадження по цій справі в апеляційному суду за порядком (дві цифри), та єдиний унікальний номер судової справи.

4.5. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню у листуванні щодо судових справ автоматично формується відповідно до вимог Інструкції з діловодства з додаванням єдиного унікального номера судової справи.

Розподіл судових справ між суддями

5.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ з дотриманням вимог процесуального законодавства.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

5.2. Автоматизований розподіл справ у суді здійснюється у робочі дні на загальних засадах з урахуванням Засад.

5.3. У суді застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи/апеляційної скарги;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному в судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів).

5.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді;

- за сім днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- у день відсутності судді на робочому місці – за наявності у табелі обліку робочого часу щодо нього відомостей про підстави відсутності на роботі (із нез’ясованих причин; через офіційний виклик до компетентних органів), підтверджених первинними документами;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- в інших передбачених законом чи визначених зборами суддів випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

5.5. Не розподіляються щодо конкретного слідчого судді клопотання на проведення негласних слідчих (розшукових) дій за три робочі дні до його відпустки.

5.6. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання, але до початку відрядження.

Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

5.7. Копія табелю обліку використання робочого часу щодо працівників суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

Також відповідальною особою апарату суду в автоматизованій системі документообігу суду ведеться табель робочого часу суддів, що впливає на автоматизований розподіл справ і матеріалів.

У разі виходу судді на роботу (відклик з відпустки, закриття листка тимчасової непрацездатності, не вибуття у відрядження та ін.), невиходу судді на роботу з поважних причин, суддя повинен до 09:15 дня виходу (невиходу) на роботу повідомити про це працівників кадрової служби суду або секретаря відповідної судової палати.

Виникнення поважних причин внесення змін протягом робочого дня до табелю робочого часу судді, які будуть підтверджені документально, мають бути невідкладно доведені суддею до відома працівників кадрової служби суду або секретаря відповідної судової палати.

5.8. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

6.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

6.2. Визначення слідчого судді для розгляду клопотань на проведення негласних слідчих (розшукових) дій здійснюється за правилами автоматизованого розподілу.

Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

7.1. У складі Житомирського апеляційного суду утворено судові палати з розгляду цивільних і кримінальних справ, склад яких визначається зборами суддів (Додаток № 1).

Апеляційний перегляд справ про адміністративні правопорушення здійснюють судді з числа суддів, які визначаються зборами суддів (Додаток №7).

У випадку виникнення обставин, в тому числі передбачених п. 5.4. Засад, що призведе до неможливості автоматизованого розподілу справ про адміністративні правопорушення між визначеними суддями, автоматизований (повторний автоматизований) розподіл справ про адміністративні правопорушення здійснюється між суддями судової палати з розгляду кримінальних справ.

7.2. Справи, підсудні Житомирському апеляційному суду, розглядаються у складі, визначеному ЦПК України, КПК України та КУАП.

В суді сформовано колегії суддів для розгляду цивільних, кримінальних справ (проваджень), визначено суддів, які уповноважені здійснювати апеляційний перегляд справ про адміністративні правопорушення, затверджено їх персональний склад (Додатки № 2, 3, 7).

7.3. Визначення автоматизованою системою документообігу суду складу колегії суддів для розгляду судової справи проходить за таким алгоритмом:

- зі складу колегій виключаються деякі судді шляхом перевірки умов заборони;

- обираються ті колегії, в яких є достатня кількість членів, яка необхідна для розгляду справи;

- обирається суддя-доповідач серед суддів, які є членами обраних колегій;

- дообирається необхідна кількість суддів, із тієї ж колегії, що й доповідач.

7.4. У разі неможливості автоматизованою системою сформувати персональний склад колегії суддів для розгляду судової справи, згідно з налаштуваннями складу колегій суддів, автоматизований (повторний автоматизований) розподіл судових справ здійснюється між суддями зі складу відповідної судової палати.

7.5. Вирішення питання недопустимості повторної участі судді в розгляді судової справи здійснюється в наступному порядку:

7.5.1. З метою недопустимості повторної участі судді у розгляді кримінальної справи (провадження) та усунення обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді кримінальної справи (провадження), що може мати наслідком порушення строку розгляду, передбаченого відповідним процесуальним законом, суддя-секретар палати перед здійсненням автоматизованого розподілу справ за інформацією відповідальних працівників відділу організаційного забезпечення розгляду кримінальних справ уповноважений визначати перелік суддів, які у відповідності до закону не можуть повторно приймати участь у автоматизованому розподілі справ між суддями.

Після визначення автоматизованою системою документообігу суду складу суду вирішення питання недопустимості повторної участі судді у розгляді кримінальної справи (провадження) здійснюється через повторний автоматизований розподіл судової справи за розпорядженням керівника апарату суду на підставі повідомлення головуючого судді (судді-доповідача).

7.5.2. З метою недопустимості повторної участі судді у розгляді цивільної справи після визначення автоматизованою системою документообігу суду колегії суддів відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення розгляду цивільних справ перевіряє справу на предмет участі визначеного автоматизованою системою документообігу суду головуючого судді та членів колегії у розгляді цієї справи.

У випадку виявлення вказаних обставин відповідальний працівник невідкладно повідомляє про це у письмовій формі визначеного автоматизованою системою документообігу суду головуючого суддю, а також передає йому матеріали судової справи.

7.6. Повторний автоматизований розподіл з підстав недопустимості повторної участі судді в розгляді цивільної справи здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі повідомлення головуючого судді (судді-доповідача).

7.7. В Житомирському апеляційному суді згідно параметрів КП «Д-3» за замовчуванням складність категорії справи дорівнює 1.

Коефіцієнт навантаження при розгляді справ у колегіальному складі, головуючому (судді-доповідачу) у розмірі 1, учасникам колегії по 0,01.

7.8. Передачу справ для розгляду голові суду визначено в розмірі 45 %, заступникам голови суду та секретарям судових палат – 80 %.

7.9. Відповідно до п. 2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду судді кримінальної палати апеляційного суду, які перебувають у нарадчій кімнаті понад одну добу, підлягають виключенню з автоматизованої системи розподілу справ на весь час перебування в нарадчій кімнаті на підставі відповідної довідки секретаря судового засідання.

7.10. У відповідності до розділу VIII Положення про автоматизовану систему документообігу суду рішення про тимчасове виключення із автоматизованого розподілу справ суддів у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів, проведення ними узагальнення судової практики, аналізу стану здійснення судочинства приймається секретарем відповідної судової палати апеляційного суду шляхом видачі розпорядження. Вирішення питання про тимчасове виключення із автоматизованого розподілу справ секретарів палат у випадках виявлення значної різниці у визначеному зборами суддів відсотковому навантаженні, покладається на збори суддів апеляційного суду.

7.11. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) збори суддів апеляційного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

7.12. Розпорядження, повідомлення та інформація суддів-секретарів судових палат вноситься до автоматизованої системи документообігу суду.

Анулювання помилково зазначеної інформації в повідомленні, розпорядженні здійснюється шляхом внесення до автоматизованої системи документообігу суду нового повідомлення чи розпорядження із зазначенням факту неправильності внесеної попередньо в систему інформації.

7.13. У справах про оскарження рішень третейських судів, оспорювання рішень міжнародних комерційних арбітражів (розділ VIII ЦПК України); про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню (глава 3 розділу IX ЦПК України); про надання дозволу на примусове виконання рішень третейських судів (глава 4 розділу IX ЦПК України) автоматизованою системою документообігу визначається суддя для одноособового розгляду справи.

7.14. Склад суду в кримінальних провадженнях (справах), в яких неможливо сформувати склад колегії суддів з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ та кримінальних проваджень з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією, формується автоматизованою системою документообігу суду шляхом визначення судді-доповідача з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, а члени колегії визначаються з числа суддів судової палати з розгляду цивільних справ.

Кримінальні провадження, в яких неможливо сформувати склад колегії суддів, де суддею-доповідачем не може бути визначено суддю з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, на підставі звіту про неможливість автоматизованого розподілу судової справи між суддями, підлягають направленню за поданням суду до Верховного Суду для вирішення питання про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого.

(доповнено п.7.14. відповідно до рішення зборів суддів від 29.06.2021 №3)

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

8.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів з розгляду цивільних та з розгляду кримінальних справ, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

8.2. Судді суду, які уповноважені на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, обираються рішенням зборів суддів (Додаток 4).

8.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій та з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої системи суду в Житомирському апеляційному суді.

8.4. Судові справи, що надійшли із суду касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

8.5. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

8.6. У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює одна колегія суддів або один слідчий суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

8.7. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Житомирського апеляційного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Розподіл судових справшляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

9.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються:

- апеляційні скарги, що надійшли до суду після визначення судді-доповідача у цій справі, на те саме судове рішення, на додаткове рішення, якщо провадження не закрито; апеляційні скарги на інші судові рішення у цій справі у випадку, коли на декілька судових рішень подана одна апеляційна скарга;

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини другої статті 359 Кримінального процесуального кодексу України, відповідно до пункту 11 Перехідних положень цього Кодексу;

- цивільні і кримінальні справи, які знімалися з апеляційного розгляду і направлялися до суду першої інстанції, передаються на розгляд раніше визначеному у судовій справі судді-доповідачу;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 431-435, 442 Цивільного процесуального кодексу України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

- заяви про забезпечення, скасування забезпечення позову, доказів.

9.2. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

9.3. Клопотання про надання дозволу на проведення негласних слідчих (розшукових) дій по одному кримінальному провадженню (оперативно-розшуковій справі), що надійшли до суду в один день, передаються на підставі відповідної довідки головного спеціаліста з режимно-секретної роботи одному визначеному автоматизованою системою слідчому судді.

Результатом розподілу таких клопотань є протокол автоматичного визначення слідчого судді (відносно першого клопотання) та протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (відносно наступних клопотань), що створюється в автоматизованій системі.

9.4. У разі надходження апеляційних скарг, які подані в одній справі, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу), якщо провадження не закінчено.

У разі сформування системою «Д-3» Протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду з підставами передачі як «скарга у тій же справі» при здійсненні автоматизованого розподілу кримінального провадження або виокремлених матеріалів кримінального провадження у період перебування головуючого судді (судді-доповідача) у щорічній відпустці (у випадках тимчасової непрацездатності, відрядження тощо), що призведе до неможливості розгляду цих справ у розумні строки, кримінальне провадження або виокремлені матеріали кримінального провадження підлягають повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді за письмовим вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

9.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 9.1., 9.2 та 9.4. цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

9.6. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Повторний автоматизований розподілсудових справ між суддями

10.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді-доповідача або всього складу суду, якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді-доповідача або всього складу суду з метою заміни судді або суддів, що вибули.

10.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

10.3. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи,відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень судді тощо), а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, з урахуванням вимог Положенням та п.п. 6, 7.3, 7.4 даних Засад.

10.4. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність головуючого судді (судді-доповідача) чи судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

10.5. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді (судді-доповідача) на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Помічник головуючого судді повідомляє всіма можливими засобами осіб, які беруть участь у справі, про неможливість проведення судового засідання та складає відповідну довідку, яка долучається до матеріалів справи.

Після усунення обставин, передбачених абзацом 1 пункту 10.4. Засад справа призначається до розгляду головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки головуючого судді (судді-доповідача), а також настання інших обставин, які унеможливлюють його участь у розгляді даних справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду справи, передбаченого відповідним процесуальним законом, підлягають повторному автоматизованому розподілу між суддями за письмовим розпорядженням керівника апарату суду винесеного на підставі повідомлення (інформації) секретаря палати.

10.6. У разі відсутності на день розгляду справи, або в день вчинення іншої процесуальної дії в колегіальному складі, одного чи двох суддів-членів колегії (крім судді-доповідача), а відкладення справи може призвести до порушення розумних строків її розгляду, передбачених відповідним процесуальним законодавством, заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача у справі, з метою дотримання передбаченого законом строку для розгляду справи .

У випадках неможливості обрання судді-учасника згідно налаштувань складу колегій суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, він обирається з усього наявного складу суддів судової палати з розгляду кримінальних справ.

У випадках неможливості обрання судді-учасника згідно налаштувань складу колегій суддів судової палати з розгляду цивільних справ, він обирається з числа резервних суддів судової палати з розгляду цивільних справ, затверджених рішенням зборів, а у разі неможливості – з усього наявного складу суддів судової палати з розгляду цивільних справ.

10.7. Помилково визначена спеціалізація підтверджується службовою запискою начальника відділу організаційного забезпечення розгляду кримінальних справ чи начальника відділу організаційного забезпечення розгляду цивільних справ, а у разі їх відсутності – особами, що виконують їх обов’язки.

10.8. Неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, припинення повноважень судді (відсторонення від посади) підтверджується службовою запискою головного спеціаліста з кадрової роботи суду, на якого покладено обов’язок налаштування табеля робочих днів суддів.

10.9. Недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, підтверджується наявними в комп'ютерній програмі "Д-3" процесуальними документами.

10.10. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

10.11. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, визначеному Положенням та п. 6 даних Засад.

10.12. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

11.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

11.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи але не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених обставин.

11.3. У разі настання зазначених в п. 11.1 обставин і якщо вони тривають більше однієї доби, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з вирішенням питання про обрання міри запобіжного заходу у вигляді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) покладається на голову суду або особу, яка виконує його обов’язки, з дотриманням вимог Положення та принципу алфавітної черговості розташування прізвищ суддів у списку суддів відповідної палати (за додатком № 2 до Засад).

11.4. У разі настання зазначених в п. 11.1 обставин і якщо вони тривають більше чотирьох годин, розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласних слідчих (розшукових) дій покладається на голову суду або особу, яка виконує його обов’язки, з дотриманням вимог Положення та принципу алфавітної черговості розташування прізвищ слідчих суддів у списку слідчих суддів Житомирського апеляційного суду.

11.5. Реєстрація та розподіл справ і матеріалів у випадках, передбачених п.п. 11.3 та 11.4 Засад фіксується у журналі (Додаток 5).

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених в п. 11.1 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

12.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

12.2. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи, розподіленого клопотання про надання дозволу на проведення негласних слідчих розшукових дій не допускається.

Прикінцеві положення

13.1. Дані засади набирають чинність з дня їх затвердження рішенням зборів суддів Житомирського апеляційного суду та одночасно втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Апеляційному суді Житомирської області, затверджені рішенням зборів суддів Апеляційного суду Житомирської області від 23 жовтня 2015 року №16 (зі змінами і доповненнями).

13.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів, вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів, та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України.

13.3. Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються процесуальними законами, Положенням та наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

13.4. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Житомирському апеляційному суді (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи документообігу суду та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів.

Додаток 1

Список суддів судової палати з розгляду цивільних справ:

Борисюк Роман Миколайович

Галацевич Оксана Миколаївна

Григорусь Наталя Йосипівна

Коломієць Оксана Сергіївна

Кузнєцова Олена Анатоліївна

Микитюк Ольга Юріївна

Павицька Тетяна Миколаївна

Радченко Сергій В'ячеславович

Талько Оксана Борисівна

Трояновська Галина Сергіївна

Шевчук Алла Миколаївна

Список суддів судової палати з розгляду кримінальних справ:

Бережна Світлана Володимирівна

Жизнєвський Юрій Васильович

Зав’язун Сергій Михайлович

Кіянова Світлана Валентинівна

Ляшук Володимир Володимирович

Слісарчук Ярослав Андрійович

Широкопояс Юрій Васильович

Додаток 2

Колегії суддів судової палати з розгляду цивільних справ.

Склад колегій суддів судової палати з розгляду цивільних справ Житомирського апеляційного суду та резервних суддів у випадку неможливості сформувати колегію, у разі відсутності члена колегії через хворобу, відпустку, відрядження, відвід (самовідвід), припинення повноважень:

Постійна колегія – Коломієць О. С.,

Талько О. Б.,

Шевчук А. М.;

резервні судді строком на один рік до 16 травня 2024 року:

Борисюк Р. М., Галацевич О. М., Григорусь Н. Й., Микитюк О. Ю., Павицька Т. М., Трояновська Г. С., Кузнєцова О.А., Радченко С.В.

Постійна колегія – Борисюк Р. М.,

Григорусь Н. Й.,

Микитюк О. Ю.;

резервні судді строком на один рік до 16 травня 2024 року:

Павицька Т. М., Трояновська Г. С., Коломієць О. С., Талько О. Б., Шевчук А. М., Кузнєцова О.А., Радченко С.В., Галацевич О.М.

Постійна колегія – Галацевич О.М.,

Павицька Т. М.,

Трояновська Г. С.;

резервні судді строком на один рік до 16 травня 2024 року:

Коломієць О. С., Талько О. Б., Шевчук А. М., Борисюк Р. М., Григорусь Н. Й., Микитюк О. Ю., Кузнєцова О.А., Радченко С.В.

Додаток 3

Колегії суддів судової палати з розгляду кримінальних справ.

Склад колегій суддів судової палати з розгляду кримінальних справ Житомирького апеляційного суду:

Широкопояс Ю. В.

Жизнєвський Ю. В.

Бережна С. В.

Зав`язун С. М.

Ляшук В. В.

Кіянова С. В.

Слісарчук Я. А.

Додаток 4

Судді Житомирського апеляційного суду, уповноважені на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх:

Широкопояс Ю. В.

Зав’язун С. М.

Ляшук В. В.

Слісарчук Я. А.

У разі наявності обставин, що унеможливлюють участь суддів спеціально уповноважених на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, які визначені частиною першою цього додатку та на час дії воєнного стану визначити додаткових суддів, які уповноважені на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх:

Кіянова С.В.

Бережна С.В.

Додаток 5

ЖУРНАЛ

розподілу справ у випадках знеструмлення електромережі Житомирського апеляційного суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду

№ запису з/п

Час надходження справи до суду

Вих.№ та дата судової справи

Номер справи

Суть судової справи

Склад суду

(ПІБ)

Дата та № довідки кадрової служби

Дата та № акту

Дата розподілу справ зазначається через усю сторінку поперек граф журналу.

Додаток 6

Відповідно до п. 2.6.5 Інструкції користувача КП «Д-3», затвердженої наказом Генерального директора Державного підприємства «Інформаційні судові системи» № 248-ОД від 16.12.2021, встановити, якщо суддя або судді, які на момент настання необхідності надсилання до ЄДРСР відповідного електронного примірника втратили можливість (у випадку тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці, відрядженні) його підписання власним ЕПЦ, його може підписати та відправити такі уповноважені особи:

Голова суду Жизнєвський Ю.В.

Заступник голови Григорусь Н.Й.

Секретар судової палати з розгляду цивільних справ Микитюк О.Ю.

Секретар судової палати з розгляду кримінальних справ Кіянова С.В.

Додаток 7

Судді, які здійснюють апеляційний розгляд справ про адміністративні правопорушення:

Кузнєцова О.А.

Радченко С.В.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Житомирському апеляційному суді (зі змінами від 16.05.2023 № 6)